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Hagamos un ejercicio rápido. Toma la lista de entregables de tu proyecto y párate en uno cualquiera, de los de la mitad de la lista y ahora responde en una frase qué gana el negocio cuando ese entregable exista. Si la respuesta tarda más de diez segundos, o si suena a "porque está en el plan", ese entregable está en problemas. Y lo vas a descubrir el día que haya que recortar.

El PMBOK en su 8va edición plantea enfocarse en el valor como uno de sus seis principios, y no lo dice como declaración de intención, lo dice porque en el momento en que aprieta el presupuesto o el calendario, la única manera racional de decidir qué se hace y qué no se hace, es tener por escrito qué aporta cada cosa. Sin eso, el recorte lo termina definiendo quién grita más fuerte en la reunión.😨😨😨

Tres sugerencias para que puedas estructurar los entregables y determinar realmente si es un valor que se estará generando:
1.- Un entregable sin beneficio asociado es un entregable huérfano. Y aparecen más seguido de lo que uno cree. Casi siempre vienen de alguien que en su momento dijo "ya que estamos, aprovechemos y hagamos también esto". Nadie lo cuestionó porque sonaba razonable, y quedó en el alcance sin dueño y sin justificación. Ese entregable va a consumir presupuesto, va a competir por las mismas personas que los entregables importantes, y el día del recorte nadie va a saber defenderlo. Lo triste es que a veces se recorta uno que sí importaba, solo porque su beneficio tampoco estaba escrito.😩🥺😭
2.- El beneficio se escribe en el idiom a del negocio, no del proyecto. Esta es la parte donde más se falla. "Implementar el módulo de firma digital" no es un beneficio, es una actividad. El beneficio es reducir de cinco días a uno el tiempo de apertura de cuenta, o eliminar las quince mil hojas impresas al mes, o cerrar el hallazgo de ente regulatorio de tal fecha. Números y sustantivos que el patrocinador reconozca como suyos. Cuando está escrito así, el entregable deja de ser tuyo y pasa a ser de él, que es exactamente donde uno lo quiere.
3.- Y también sirve para lo contrario, para meter algo. Porque esto no es solo una herramienta de recorte. Cuando el equipo propone algo que no estaba previsto y hay que defenderlo, la vinculación al beneficio es lo que convierte una petición en un caso. "Necesitamos dos semanas más para automatizar la conciliación" se escucha distinto cuando uno agrega que eso libera media plaza al mes en operaciones. Sin esa segunda parte es un capricho técnico. Con ella es una inversión.

Una sugerencia muy fácil de implementar: agrega una columna al lado de tus entregables que diga beneficio, y oblígate a llenarla con una sola línea. Las que queden vacías después de pensarlo dos veces son tu conversación pendiente con el patrocinador. Y las que tengan el mismo beneficio repetido tres veces probablemente sean tres entregables que podían ser uno. ✌🏽🧠

Reto de hoy: Escribe al lado de cada entregable de tu proyecto, en una sola línea, qué gana el negocio con él. Vas a tardar menos de lo que crees. Cuando termines, vas a tener dos listas: la de los que se defienden solos y la de los que no. Lleva la segunda lista a tu próxima reunión con el patrocinador y pregunta si de verdad los quiere. Alguna de esas respuestas te va a devolver tiempo y plata. 🏆💰⏱️

Todo proyecto entrega cosas. Solo algunos entregan resultados. Y la diferencia se decide en la lista, mucho antes de que empiece el trabajo.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional
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