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Casi todos los proyectos tienen un registro de riesgos. Se armó en el arranque, en un taller de dos horas donde el equipo levantó veintitantos riesgos, se calificaron con probabilidad e impacto, quedó un archivo bien presentado y se anexó al plan. ¡Y ahí se quedó!

Uno lo vuelve a abrir el día que algo pasa. Y al abrirlo descubre que el riesgo que se materializó estaba en la fila catorce, calificado como medio, con un responsable que ya ni trabaja en la empresa.

Uno de los siete dominios de desempeño en la 8va edición del PMBOK 8 es el Riesgo. Y este domino establece que el énfasis que debe contemplar el gerente del proyecto no esta concentrado en el taller inicial sino en que el trabajo es continuo. El riesgo es lo único del proyecto que cambia todos los días, porque cambia con el contexto: el proveedor cambió de dueño, el regulador anunció una consulta, se fue la persona que sabía del sistema viejo, se movió el tipo de cambio, entró un competidor nuevo.

Tres sugerencias para que tu gestión del riesgo sea continua y efectiva desde el 1er día:
1.- Un riesgo que no se revisa se vuelve documentación histórica. Eso es exactamente lo que dice la infografía de hoy. El registro deja de ser una herramienta de anticipación y pasa a ser la evidencia de que en su momento alguien pensó en el tema. Sirve para el auditor, no para el proyecto. Y la única diferencia entre las dos cosas es la frecuencia con que se abre el archivo.
2.- Revisar no es leer la lista, es hacerle tres preguntas. Quince minutos a la semana alcanzan si uno pregunta lo correcto. De los riesgos que ya tenemos, ¿alguno cambió de probabilidad o de impacto esta semana? ¿Apareció algo nuevo que no estaba? ¿Y alguno ya no aplica y se puede cerrar? Esa tercera pregunta es la que casi nadie hace, y es importante, porque un registro lleno de riesgos muertos hace que nadie lo tome en serio.
3.- El disparador vale más que la calificación. Esta es la parte que separa un registro que funciona de uno decorativo. No basta con anotar que el proveedor podría atrasarse y que la respuesta es buscar uno alterno. Hay que escribir qué señal concreta activa esa respuesta: si al día quince del mes no tenemos la confirmación de la orden, se ejecuta el plan B. Con disparador, la respuesta se activa sola. Sin disparador, se activa cuando alguien se acuerda, que suele ser tarde.

El tema de hoy se integra con varias cosas que hemos venido conversando. Los umbrales de escalada son, en la práctica, los disparadores de los riesgos más grandes. El registro de interesados se actualiza en la misma sesión, porque un interesado que cambia de posición es un riesgo nuevo. Y la seguridad psicológica es lo que hace que alguien levante un riesgo incómodo en vez de esperar a que se convierta en problema.💪🏽✌🏽🧠

Reto de hoy (Aunque sea Domingo) Abre el registro de riesgos de tu proyecto y mira la fecha de la última actualización. Si tiene más de tres semanas, dedícale veinte minutos hoy o mañana temprano, cierra los que ya no aplican, agrega los dos o tres que sabes que existen y no están escritos, y ponle disparador al más grande de todos. Un registro corto y vivo protege muchísimo más que uno largo y viejo. 👶🏽👨🏽‍🦳🤣🤣

El riesgo que te tumba el proyecto rara vez es el que no viste venir. Casi siempre es el que estaba escrito, y que nadie volvió a mirar. 😨😨😨

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional
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