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Antes de empezar nuestra dinámica del día de hoy, quiero celebrar que hoy cumplimos un mes desde que empezamos a compartir estas buenas prácticas en el grupo, una cada día, sin fallar. Treinta y un días. Gracias a los que las leen, a los que las reenvían a su equipo, y sobre todo a los que se han tomado el tiempo y el trabajo de contar y compartir sus experiencias profesionales. Esto se sostiene porque hemos validado la hipótesis de que estos espacios de micro-aprendizajes son positivos no solamente para aprender sino también para conectarnos. ¡Así que aquí estamos y aquí seguimos!. 🙌🏽❤️💚🧡💙🌟

Y el tema de hoy le cae bien al día de hoy, porque tiene que ver justamente con sostener algo en el tiempo. Todos hemos armado un cronograma. Justo cuando lo terminamos, lo vemos precioso en la pantalla, las barras encajan una detrás de otra, la fecha final da justo lo que el patrocinador quería escuchar. Y después uno abre la vista de recursos y descubre que en octubre el analista de datos está asignado al 140%. En marzo hay tres tareas simultáneas para la misma persona. Nadie lo notó porque nadie miró y lo mas triste es que el cronograma no está mal elaborado, realmente fue hecho para una persona que no existe. 😫🥺🫠🫩🥴😳🤯

El PMBOK en su 8va edición tiene al “Cronograma” como uno de sus siete dominios de desempeño, y una de las cosas que se remarca es que la secuencia lógica de actividades no es lo mismo que un plan ejecutable. La lógica dice en qué orden se puede hacer el trabajo. La disponibilidad real de la gente dice cuándo se va a hacer de verdad. Un cronograma que solo tiene la primera mitad de esa ecuación es, como dice la infografía, un deseo con fechas.

Tres ideas para que el cronograma de tu proyecto sea efectivo:
1.- Nadie, léanlo bien, nadie rinde ocho horas de proyecto en un día de ocho horas. Este es el error de origen y viene de la herramienta que estamos utilizando, que por defecto asume disponibilidad total. En la vida real, la persona tiene reuniones que no son del proyecto, correos, soporte a lo que ya está en producción, vacaciones, capacitaciones, y su trabajo del día a día. Si se planifica con seis horas productivas de un día de ocho ya se está siendo optimista. Y si la persona está asignada a tres proyectos, lo honesto es planificar con dos horas diarias, no con ocho divididas entre tres.
2.- La multitarea no divide el tiempo, lo evapora. Y esta parte casi nunca se cuantifica. Cuando alguien tiene que saltar entre tres frentes distintos, no rinde un tercio en cada uno. Rinde menos, porque cada cambio de contexto cuesta tiempo de volver a agarrar el hilo. Esa es la razón por la que un equipo dedicado a un proyecto termina más rápido que el mismo número de personas repartidas entre tres. Prometer fechas sin considerar esto es prometer con un descuento que nadie autorizó.
3.- Nivelar tiene consecuencias, y esas consecuencias hay que llevarlas al comité. Aquí está la parte que a nadie le gusta. Cuando uno nivela de verdad, la fecha final casi siempre se corre y la tentación es no nivelar para no tener que dar esa noticia. Pero la fecha se va a correr igual, la diferencia es si se sabe hoy o en el mes siete. Nivelar antes de comprometer le da al patrocinador algo valiosísimo opciones. Puede aceptar la fecha real, puede conseguir un recurso más, puede sacar alcance, o puede liberar a la persona de sus otras asignaciones. Las cuatro son decisiones suyas. Ninguna es posible si el cronograma le mintió.

Una recomendación que a mi me funciona muy bien: antes de comprometer una fecha, haz una sola pregunta a cada jefe funcional que te presta gente. No "¿me puedes prestar a Juan?", sino "¿cuántas horas a la semana de Juan puedo contar, de verdad, entre octubre y diciembre?". Esa respuesta, por escrito, vale más que cualquier ajuste que hagas en la herramienta. Y si el jefe funcional no la puede dar, ya sabes cuál es tu primer riesgo.

Reto de hoy: Abre tu cronograma y busca el mes que viene. Suma, persona por persona, cuántas horas de trabajo tuyo tienen asignadas y compáralo con las horas que esa persona realmente te puede dar. Si a alguien le sale más del 100%, tienes un atraso que ya ocurrió y todavía no aparece en ningún reporte. Ese es el que hay que conversar el lunes.

Un cronograma no se cumple con voluntad. Se cumple con personas disponibles. Y la disponibilidad no se negocia con el plan, se negocia con quien manda a esas personas.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional
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