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Sales de una reunión de una hora, con todos de acuerdo, y en el pasillo, uno de los interesados te comenta algo que te deja frío: “entendí que la fecha se movía”. Y tú, que acabas de salir de esa misma reunión convencido de que la fecha quedaba igual, ya que lo que se movía era el alcance. Nadie mintió, simplemente cuatro personas escucharon la misma conversación y se llevaron cuatro versiones en su mente.

En el PMBOK 8va edición la comunicación es una de las actividades más presentes en todos los dominios, y hay algo que esta edición insiste bastante, comunicar no es transmitir, es lograr entendimiento compartido. La reunión es el medio y el acuerdo por escrito es la prueba de que el medio funcionó.

Tres recomendaciones que les comparto para que no se lleven un susto 😱😱😱
1.- Una minuta no es un acta notarial de todo lo que se dijo. Aquí es donde muchos se rinden, porque asocian minuta con transcribir dos horas de conversación. Eso nadie lo lee y por eso nadie lo escribe 🤔. La minuta útil cabe en una página y tiene cuatro cosas: qué se decidió, qué queda pendiente y quién lo tiene, qué fechas se comprometieron, y qué supuestos quedaron sobre la mesa. Lo demás es relleno. Si una minuta te toma más de quince minutos, probablemente estás documentando la reunión en lugar de documentar los acuerdos.
2.- El valor está en enviarla el mismo día. Y esto es lo que casi nunca se hace. Una minuta enviada una semana después de la sesión ya no corrige nada, porque cada uno lleva días operando con su propia versión. Enviada esa misma tarde, con una línea que diga "si algo no coincide con lo que entendiste, avísame antes de mañana". Esta acción se convierte en algo distinto ya que se genera la oportunidad de descubrir el malentendido cuando todavía no ha costado nada.
3.- Y sirve para protegerte, aunque suene feo decirlo. Típicamente en los proyectos la memoria es selectiva y no siempre por mala intención. A los ocho meses, cuando alguien pregunta por qué se decidió aquello, el que tiene el correo tiene el contexto. El que no lo tiene, tiene su palabra contra la de otro. En proyectos de la banca esto es todavía más serio, porque el auditor no va a preguntar qué conversaron, te lo puedo asegurar que lo que va a preguntar es en dónde está documentado. 🤣🤣🤣🤣🤣

Un detalle práctico que cambia bastante las cosas, escribe la minuta en el mismo correo, no como archivo adjunto. La gente no abre adjuntos desde el celular. Cuatro viñetas en el cuerpo del correo sí se leen en el ascensor, y eso es exactamente lo que necesitas. ✈️🚀🛸🚁

Reto de hoy: La próxima reunión que tengas hoy, no importa si es formal o un café de veinte minutos, escribe tres líneas al terminar y mándalas a los que estuvieron. Decisión, responsable, fecha. Nada más. Y fíjate quién responde corrigiendo algo, porque ese es el malentendido que acabas de evitar.

Lo que se acordó de palabra dura hasta que alguien lo recuerde distinto. Y en un proyecto, siempre hay alguien que lo recuerda distinto justo cuando más cuesta.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional