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Reunión de seguimiento, lunes por la mañana. El patrocinador pregunta cómo vamos y alguien responde con seguridad: "vamos por el setenta por ciento". Nadie repregunta, pero si uno analiza un poco, ese 70% salió de las horas cargadas contra el presupuesto de horas. Es decir, medimos lo que gastamos y lo reportamos como si fuera lo que produjimos. Después viene lo de siempre. La tarea que lleva tres semanas en noventa por ciento. El módulo terminado que el usuario nunca revisó. El informe entregado que sigue esperando comentarios desde hace un mes.

¿Cómo lo aborda la Guía del PMBOK en su 8va edición?, El dominio de Medición parte de una idea incómoda, la cual establece que medir no es llenar un reporte, es generar información que sirva para decidir a tiempo. Y para eso lo que se mide tiene que representar resultado real, no actividad.

Esto conecta muchísimo con lo mencionado @~Felipe Montenegro en su conferencia en el XVII congreso internacional de gerencia de proyectos que celebramos este fin de semana pasado, Felipe mencionaba que el valor ganado se reconoce por trabajo completado, nunca por horas consumidas, justamente para romper esa confusión. Si llevas el 70% del presupuesto gastado y solo el treinta por ciento de los entregables aceptados, esa brecha es el dato más importante de tu proyecto y no aparece en ningún reporte de horas.

La 8vaª edición también insiste en algo que se nos olvida, un entregable no está terminado cuando el equipo lo da por terminado. Está terminado cuando quien tiene autoridad para aceptarlo lo acepta. Entre "lo hice" y "me lo recibieron" caben semanas enteras de retrabajo.

Tres formas de aplicarlo esta semana:

1.- Deja de reportar porcentajes por sensación. Aplica la regla del cero o cien: el entregable vale cero hasta que está aceptado, y ahí vale cien. Si necesitas algo intermedio, que sea un punto de control objetivo y definido de antemano, no la percepción del que llena el reporte. Los porcentajes inventados no son optimismo, son ruido que te quita visibilidad.
2.- Define "terminado" antes de empezar, con nombre y apellido. Cada entregable necesita su criterio de aceptación escrito y la persona específica que firma. Hace unos días hablamos de rastrear cada requisito hasta su prueba; esto es el otro extremo de esa misma cuerda. Si nadie sabe qué se va a revisar ni quién lo revisa, el entregable va a quedar flotando y tu avance también.
3.- Separa los dos tableros y míralos juntos. Uno para consumo: horas, costo, tiempo transcurrido. Otro para producción: entregables terminados y aceptados. Por separado cada uno engaña. Juntos te dicen la verdad en cinco segundos. Cuando el de consumo corre más rápido que el de producción, tienes un problema, aunque el ánimo del equipo diga lo contrario.

Reto de hoy: Busca el último reporte de avance de tu proyecto. Toma cada línea que declare un porcentaje y hazle una sola pregunta: ¿qué entregable terminado y aceptado sostiene ese número? Cuenta cuántos porcentajes sobreviven. Los que no sobrevivan no son un error de formato, son la distancia exacta entre lo que tú crees que va tu proyecto y donde realmente está.

Las horas cuentan lo que gastaste. Solo lo aceptado cuenta lo que avanzaste.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
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