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La pregunta que más se repite en un comité de proyectos es "¿cómo vamos de presupuesto?". Y la respuesta que más se da es "hemos consumido el 50%". Las dos cosas suenan bien juntas, y ninguna de las dos dice nada. Gastar no es avanzar. Uno puede quemarse la mitad del presupuesto haciendo la tercera parte del trabajo, y en el reporte eso se ve idéntico a ir perfecto.

El PMBOK en su 8va edición contempla esto en el dominio de “Finanzas”, y la idea de fondo es sencilla aunque la fórmula asuste, para saber cómo va un proyecto hay que comparar tres cosas, no dos. Lo que planificaste tener hecho a la fecha, lo que realmente tienes hecho, y lo que te costó tenerlo. El gasto solo. es la mitad de la película.

Tres planteamientos que tienes que considerar para que tengas control sobre la gestión del presupuesto:
1.- El valor ganado es el trabajo terminado medido en dinero. No es lo que gastaste ni lo que te falta. Es cuánto valía, según tu propio presupuesto, lo que ya está completo. Si presupuestaste 500 mil y a mitad del cronograma llevas 250 mil gastados, pero el trabajo realmente terminado valía 190 mil, tienes un problema aunque el gasto vaya "por la mitad". Ahí el índice de desempeño del costo es 0.76: por cada dólar que pones, recibes 76 centavos de trabajo.
2.- Y ese número te deja proyectar, que es lo que a la gerencia le interesa. Si el proyecto sigue rindiendo igual, el costo final no serán 500 mil. Serán unos 658 mil. Eso es lo poderoso de esto ya que no te dice cómo vas, te dice dónde vas a terminar. Y lo dice al 50% del proyecto, cuando todavía se puede hacer algo, en lugar de decírtelo en el mes once cuando ya solo queda pedir una ampliación y aguantar la reunión.
3.- El enemigo real es el porcentaje de avance inventado. Todo esto se cae si el avance lo reportan a ojo (la técnica de los 5 dedos oscilantes 🤣🤣🤣🤣🤣 ). Y se reporta a ojo casi siempre, porque nadie quiere decir 40% cuando la semana pasada dijo 60. Ese famoso "vamos como en un 80%" que después se queda en 80% durante mes y medio. Sin criterios objetivos de terminación, el valor ganado es un número bonito construido sobre una opinión.

Lo práctico para arreglarlo: usa la regla del cero cien. Un entregable vale cero hasta que está completo y aceptado, y ahí vale el 100%. Nada de parciales. Suena brutal, pero elimina de un golpe la negociación del porcentaje. Y si tus paquetes de trabajo son tan grandes que esa regla no funciona, el problema no es la regla, es que hay que partirlos más pequeño.

Reto de hoy: Saca tu proyecto y calcula una sola cosa: cuánto valía, en dinero de tu presupuesto, el trabajo que está terminado y aceptado hasta hoy. Divide ese número entre lo que has gastado. Si te sale menos de 1, ya sabes con qué llegas a la próxima reunión y con cuánta antelación lo estás diciendo.

Todo proyecto que terminó muy por encima del presupuesto avisó a tiempo. Lo que pasó fue que nadie estaba mirando el número que avisaba.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional