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Hay una conversación que todos hemos tenido. Faltan dos semanas para el cierre, el cliente revisa el entregable y suelta la frase: "pero yo pensaba que esto también venía incluido". Y uno se queda callado, porque técnicamente nunca dijimos que no venía. Simplemente no lo dijimos.

Ahí está el problema. Casi siempre lo que se cae en el cierre no es lo que hicimos mal, sino lo que nunca aclaramos que no íbamos a hacer.

El PMBOK 8va edición, pone el Alcance como uno de sus siete dominios de desempeño, y algo que se agradece de esta edición es que insiste en que el alcance se define por sus dos caras. Lo que entra y lo que queda fuera. En la práctica el 90% del esfuerzo se va en la primera lista y la segunda casi nunca se escribe.

Tres ideas para para garantizar que no te lleves una sorpresa 🥶🥶:
1.- Las exclusiones se escriben, no se sobreentienden "Eso es obvio que no está incluido" es la frase más cara que puede decir un gerente de proyecto. Lo obvio para el equipo técnico no es obvio para el patrocinador, y muchísimo menos para el usuario final que va a recibir el producto. Si el proyecto es migrar la plataforma de pagos, dejar por escrito que no incluye capacitar a las sucursales, ni migrar el histórico anterior a 2020, ni integrar el módulo de conciliación. Tres líneas. Tres líneas que se leen en veinte segundos y ahorran seis reuniones.
2.- El enunciado del alcance es un documento de negociación No es un trámite para archivar. Cuando el enunciado lleva exclusiones explícitas, la conversación difícil se adelanta al inicio, que es cuando todavía es barata. Si el patrocinador ve la lista de exclusiones y dice "no, la capacitación sí la necesito", perfecto, ahora se discute presupuesto, tiempo y recursos con calma. Ese mismo reclamo en la semana 20 no es una negociación, es un incendio.
3.- Y la EDT termina de cerrar la puerta La estructura de desglose del trabajo tiene una regla que a veces se nos olvida, si el trabajo no aparece en la EDT, no es parte del proyecto. Eso es la regla del 100%. La EDT no es un organigrama bonito para la presentación, es la frontera del proyecto dibujada en papel. Todo lo que está dentro, se planifica y se paga. Todo lo que no está, requiere control de cambios.

Un detalle práctico que vale la pena: cuando alguien pide algo fuera del alcance, la respuesta no es "no". Es "sí, y esto es lo que cuesta". Ahí uno deja de ser el que pone trabas y pasa a ser el que da opciones. La decisión vuelve a quien le corresponde, que es el patrocinador.

Reto de hoy: Toma tu proyecto actual y escribe cinco exclusiones. Cinco cosas que la gente podría razonablemente asumir que están incluidas y no lo están. Luego mándalas por escrito a tu patrocinador o a tu cliente. Si alguna genera una discusión, felicidades, acabas de encontrar un problema tres meses antes de que te explotara en la cara.

El alcance no lo define lo que prometiste. Lo define lo que el otro entendió que prometiste. Y esa diferencia se paga completa en el cierre.

¡Hasta que sea asombroso! 🚀❤️
PMI Capítulo Panamá. Vicepresidencia de Educación y Desarrollo Profesional